Sistema para locação de ferramentas

Em resumo: um sistema para locação de ferramentas identifica cada item por número de série ou quantidade, mostra o que está disponível agora, gera orçamento e termo de locação na hora do atendimento e acompanha devolução e cobrança de cada diária. Em um negócio de giro alto e aluguéis curtos, é isso que evita extravio, troca de item no balcão e recebimento perdido.

Por que a rotina da locadora de ferramentas é tão difícil de controlar?

Uma locadora de ferramentas vive de giro. A mesma furadeira sai e volta várias vezes no mês, quase sempre em diárias curtas, e o atendimento acontece no balcão, com o cliente esperando. Não há tempo para procurar preço em tabela impressa nem para conferir caderno.

O segundo problema é a semelhança entre os itens. Dez lixadeiras "iguais" nunca são iguais: mudam marca, modelo, potência e estado de conservação. Sem identificação individual, ninguém sabe qual unidade saiu com qual cliente — e é aí que nascem o extravio e a troca de item na devolução, quando volta um modelo inferior ou uma máquina que nem era sua.

Some a isso um público misto — o pedreiro pessoa física que aluga um martelete pelo fim de semana e a construtora que fecha por CNPJ — e uma cobrança feita de dezenas de valores pequenos e frequentes. Conferir cada recebimento à mão consome horas que o balcão não tem.

O que o sistema precisa cobrir neste segmento

Diferenciar itens parecidos. Cadastro de produto com marca, modelo e fotos, para que a equipe reconheça exatamente qual lixadeira está no pedido.
Controlar individualmente o que tem valor. Número de série por unidade, com etiqueta, situação (disponível, locado, manutenção) e histórico de cada furadeira e martelete.
Impedir a dupla locação do mesmo serial. Uma ferramenta comprometida com um cliente é recusada na separação, na substituição e na manutenção, mesmo que a situação ainda diga "disponível".
Controlar acessórios por quantidade. Extensões, mangueiras e itens de baixo valor entram no estoque por quantidade, sem burocracia de serial.
Atender rápido no balcão. Orçamento montado no celular, com busca única, preço na hora e cadastro preenchido automaticamente por CNPJ e CEP.
Saber o que está livre agora. Disponibilidade em tempo real durante a montagem do pedido, para não prometer uma betoneira que já está locada.
Formalizar a responsabilidade. Termo de locação vinculado ao produto, definindo condições de uso e devolução de cada tipo de ferramenta.
Receber sem conferência manual. Boleto com Pix embutido e baixa automática, para dar conta da cobrança pequena e frequente.
Vender no balcão, além de alugar. Frente de Caixa (PDV) para acessórios, EPIs e consumíveis: caixa completo com leitor de código de barras — também pela câmera do celular —, cupom fiscal NFC-e automático e troca com crédito em loja.
Etiquetar produto e gôndola. Modelos de etiqueta configuráveis, com código de barras ou QR, preço por unidade de medida, oferta De/Por com validade e preço a prazo, impressos em lote.

Como o Brist Rental atende a locadora de ferramentas

No Brist Rental, ferramentas de valor são controladas por número de série e acessórios por quantidade — no mesmo pedido, por unidade e por período. A tela de Disponibilidade de Equipamentos mostra com filtros e miniaturas o que está livre, locado ou em manutenção, e o sistema bloqueia o retorno ao estoque de um equipamento vinculado a locação aberta, evitando baixa por engano. A trava contra dupla locação completa o cerco: um serial comprometido com um cliente é recusado na separação, na substituição e na manutenção, mesmo que a situação ainda diga "disponível".

No atendimento, o simulador de orçamento funciona completo no celular: busca única, preço na hora, cadastro por CNPJ com busca na Receita e endereço automático pelo CEP. O termo de locação é definido por produto, com editor de texto formatado, e o aceite pode ser feito com assinatura digital simples, com nome e CPF.

Na volta, as devoluções são organizadas em kanban com semáforo de prazos — a devolver, em conferência, devolvida — e as fotos do produto aparecem em miniatura e ampliação na separação e na devolução, ajudando a conferir se o serial que saiu é o mesmo que voltou. Se uma máquina quebra no cliente, dá para substituí-la por outro serial disponível, com motivo e histórico registrados.

No financeiro, o contas a receber aceita lançamentos avulsos, fixos e recorrentes, e os boletos com Pix embutido (Banco Inter e Sicredi) têm baixa automática quando o cliente paga.

E como muita locadora de ferramentas também vende no balcão — acessórios, EPIs, discos de corte, consumíveis —, o Brist inclui a Frente de Caixa (PDV): venda em tela cheia com leitor de código de barras (inclusive pela câmera do celular ou tablet), abertura de caixa com fundo de troco, sangria e fechamento cego, cupom fiscal NFC-e emitido automaticamente e devolução ou troca com crédito em loja. As etiquetas de produto e gôndola, com código de barras ou QR e oferta De/Por, saem do próprio sistema, com impressão em lote.

Quer ver esse fluxo com as suas ferramentas?

O Brist Rental controla série, disponibilidade, termo, devolução e cobrança em um só sistema, a partir de R$ 499/mês, sem fidelidade. A demonstração é gratuita.

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Perguntas frequentes

Dá para controlar cada furadeira individualmente, mesmo com vários itens iguais?

Sim. No Brist Rental, cada ferramenta de valor recebe um número de série próprio, com etiqueta, situação (disponível, locado, manutenção) e histórico de locações. O cadastro guarda marca, modelo e fotos, então dois marteletes parecidos nunca se confundem no sistema.

Como o sistema ajuda a evitar troca de item na devolução?

A ferramenta sai identificada pelo número de série no pedido, e é esse mesmo serial que deve voltar. A devolução passa por um kanban de conferência com fotos do produto em miniatura e ampliação, o que facilita comparar o item entregue no balcão com o item cadastrado antes de dar baixa.

O sistema atende cliente pessoa física e pessoa jurídica?

Sim. Para empresas, o cadastro busca os dados pelo CNPJ direto na Receita; para qualquer cliente, o endereço é preenchido automaticamente pelo CEP. O termo de locação fica vinculado ao produto e pode ser aceito com assinatura digital simples, com nome e CPF.

Como fica a cobrança de diárias curtas e valores pequenos?

O contas a receber aceita lançamentos avulsos e recorrentes, com baixas totais ou parciais. Para Banco Inter e Sicredi, o Brist emite boletos com Pix embutido: o cliente paga pelo QR Code e a baixa é automática, sem conferir manualmente cada recebimento pequeno.

Tenho balcão de venda junto com a locação. O Brist atende?

Sim. O módulo de Frente de Caixa (PDV) cuida da venda de balcão com caixa completo: fundo de troco, suprimento, sangria e fechamento cego, leitor de código de barras, cupom fiscal NFC-e emitido automaticamente e devolução ou troca com reembolso em dinheiro ou crédito em loja, que o cliente usa como pagamento na compra seguinte.